Quando mencionamos relatórios no ambiente de trabalho, quase sempre eles estão vinculados a ideias como monotonia e repetividade. No entanto, é preciso reverter essa percepção. Isso porque esses documentos são instrumentos bastante importantes, uma vez que fornecem informações relevantes na hora de decidir aspectos cruciais para a gestão de qualquer negócio.
Por isso, neste texto, abordamos a importância de um relatório para tomada de decisão, quais são os principais tipos desse documento e quais são os benefícios decorrentes de acompanhá-los sempre.
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Qual a importância dos relatórios?
De acordo com os dicionários, um relatório é composto pela exposição por escrito e de maneira detalhada dos acontecimentos de algum fato ou decorrente de tarefas administrativas. Mas, a partir dessa definição, qual a função prática deles e por que sua empresa deve tê-los como base na hora de decidir seus rumos?
Imagine uma companhia que adotou uma nova prática comercial, visando atrair mais clientes e, por consequência, aumentar o volume de negócios — afinal de contas, essa é uma situação bem comum. No entanto, como saber se essa nova estratégia está surtindo o efeito esperado? Quais devem ser os parâmetros para decidir se ela deve ser descontinuada ou ajustada ou se deve seguir em frente?
Nesse cenário, a partir do momento em que os relatórios são uma representação de tudo o que acontece com aquela empresa, eles devem ser os principais norteadores para aqueles que têm a palavra final sobre determinado tópico.
Sem as informações atualizadas obtidas com a leitura e a análise desses documentos, toda decisão será tomada com base em suposições, aumentando muito as chances de erros que resultarão em prejuízo e poderão comprometer a saúde financeira do negócio.
Por outro lado, isso não quer dizer que a confiança nos relatórios eliminará totalmente as chances de enganos. Eles continuarão existindo. Todavia, com decisões baseadas em detalhes que de outra forma passariam despercebidos, torna-se possível acompanhar o desempenho de cada setor do negócio e identificar eventuais problemas antes que eles apresentem consequências maiores.
Como um relatório deve ser feito?
Obviamente, para surtir o impacto necessário, um relatório deve ser elaborado a partir de algumas diretrizes. Para isso, é preciso que eles contenham informações completas e atualizadas, ao mesmo tempo que sejam de fácil leitura e rápida visualização.
Em um primeiro momento, isso significa que eles devem ser concisos, incorporando apenas o indispensável em suas páginas. Tal cuidado evita que se perca muito tempo analisando o documento ou mesmo procurando uma informação específica durante uma consulta rápida.
Um aspecto que ajuda a deixar a leitura de um relatório mais fluida é a sua funcionalidade. Para tanto, os dados inseridos precisam estar alinhados à necessidade da análise. Se um relatório busca representar as vendas em um período, não faz sentido que ele traga informações sobre despesas, por exemplo.
Por outro lado, é preciso se precaver para que concisão e funcionalidade não se traduzam em superficialidade. A precisão das informações deve estar sempre em primeiro lugar na hora de elaborar ou atualizar um relatório. Assim, adotar soluções tecnológicas para a confecção desses relatórios costuma ser uma boa tática.
Quais são os principais tipos de relatórios?
A partir das informações contidas e da sua finalidade, é possível classificar a maioria dos relatórios dentro de algumas categorias. Para ajudá-lo nessa classificação, listamos os principais tipos abaixo.
Relatórios financeiros
Os relatórios financeiros são os mais conhecidos. Sem eles, fica difícil manter o controle das finanças de um negócio — o que pode conduzi-lo a sérios problemas de caixa, comprometendo a sustentabilidade no longo prazo. Com um bom relatório financeiro, obtém-se uma visão sobre várias questões relativas ao dinheiro gerido pela empresa.
Dentro dos relatórios financeiros, há diversos outros tipos, como o demonstrativo de resultados do exercício (conhecido como DRE), que expõe os lucros e prejuízos da empresa em certo período, e o relatório de fluxo de caixa, que especifica todo os valores que entram e saem da conta do negócio.
Relatórios de vendas
O objetivo dos relatórios de vendas vai além da exposição da quantia de produtos vendidos num determinado espaço de tempo. Por meio dos dados coletados, também é possível fazer projeções sobre qual a expectativa de comercialização.
Além disso, as informações permitem identificar sazonalidades (ou seja, se algum produto tem venda maior em certa época do ano), preferências dos consumidores e cumprimento de metas de vendas dos vendedores.
Relatórios de satisfação do cliente
As informações que abastecem esse tipo de relatório são obtidas por meio de questionários aplicados com os clientes. A partir dos dados compilados, identifica-se os pontos em que o atendimento e os produtos devem ser melhorados, assim como o que normalmente agrada os consumidores.
Relatórios de produtividade
Como o próprio nome dá a entender, os relatórios de produtividade traduzem a produção de cada colaborador em dados. Com isso, a gestão consegue perceber quais fatores estão afetando a produtividade e adotar medidas para que ela melhore, aumentando a competitividade do negócio.
Quais são os benefícios de sempre acompanhar os relatórios da empresa?
Manter relatórios bem elaborados e acompanhá-los de forma atenta pode ser trabalhoso, mas os benefícios são muitos. Confira alguns deles a seguir.
Contar sempre com informações atualizadas
Na hora em que uma decisão rápida precisar ser tomada, relatórios sempre atualizados serão ótimos aliados. Eles fornecem um retrato atual do contexto em que a escolha deve ser feita, reduzindo as chances de equívocos.
Estabelecer, descartar ou aprimorar estratégias
Bem como um planejamento bem-feito, toda empresa deve contar com relatórios que permitam acompanhar a implementação das estratégias. Com isso, os responsáveis pela gestão delas têm subsídios para definir os próximos passos.
Fazer acompanhamento de desempenhos
A estruturação dos dados ao longo do tempo permite um acompanhamento contínuo da empresa como um todo a partir de diversos quesitos. Da mesma maneira, também contribui para estimar tendências e fornecer feedbacks construtivos.
Possibilitar a identificação de novas oportunidades
Análises de relatórios são capazes de identificar oportunidades que dificilmente seriam notadas de outra forma. Isso acontece, por exemplo, quando se nota a expectativa do aumento da demanda de um produto.
Diante do apresentado ao longo do texto, fica claro notar qual a importância de um relatório para tomada de decisão em qualquer empresa. Portanto, não negligencie essa questão no seu negócio.
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