Hoje em dia, as empresas não podem arcar com o prejuízo do envolvimento em atividades inúteis. Pelo contrário, devem buscar a máxima eficiência operacional e a atuação estratégica, para isso, precisam dos melhores indicadores de desempenho.

São muitas as decisões de precisam ser tomadas ao longo do expediente, por exemplo, quais projetos priorizar? Quem recompensar? Como se posicionar? Para se ter ideia, estudos mostram que um adulto toma cerca de 35 mil decisões por dia, muitas delas no trabalho. Portanto, é preciso ter indicadores que direcionem à melhor decisão.

Neste post, nós reunimos o que você precisa saber sobre o assunto e algumas dicas de como definir os melhores indicadores de desempenho para sua equipe. Continue a leitura!

Afinal, o que são indicadores de desempenho?

Em primeiro lugar, vamos deixar claro o que são indicadores de desempenho e diferenciá-los das métricas tradicionais (afinal, muitas vezes, métricas e indicadores são tratados como sinônimos). Assim, terá maior clareza e entendimento do tema.

Os indicadores podem ser comparados a uma bússola, pois indicam como anda a saúde da empresa e da equipe, por exemplo, a produtividade e o grau de motivação. Nesse sentido, não levantar os indicadores é como navegar sem uma bússola, os perigos são muitos e você pode não ter tempo de corrigir os desvios da rota.

O nome vem do inglês Key Performance Indicators, comumente abreviado para KPI. Em alguns estudos e relatórios, os indicadores também acabam sendo chamados de métricas, o que é um erro, afinal, existem diferenças significativas.

Métricas são diamantes “brutos”, com pouca ou nenhuma lapidação. Bons exemplos são: número de reclamações, horas trabalhadas e vendas fechadas. Os indicadores são diamantes “trabalhados”, geralmente com cálculos específicos e que levam a um percentual ou pontuação, como o retorno sobre o investimento (ROI) e o Turnover.

No geral, os indicadores são bons amigos do gestor e devem ser acompanhados para que haja eficiência diária. Com eles, é possível monitorar pontos críticos, identificar onde existem ameaças e o que pode ser feito para obter resultados fora da curva.

Como definir os melhores KPIs para a equipe?

Existem muitos indicadores de desempenho, por isso alguns gestores encontram dificuldades em estabelecer os principais. Como não dá para medir todos ao mesmo tempo, é preciso criar um conjunto alinhado aos objetivos da equipe de trabalho.

Enquanto alguns KPIs precisam ser mensurados todos os dias, outros podem ser levantados por trimestre, por exemplo. A abrangência também varia muito, afinal, alguns KPIs são universais e outros específicos a um setor.

Entenda, a seguir, como definir os melhores:

Reflita sobre o objetivo da equipe

Os indicadores guiarão sua equipe rumo aos objetivos, por isso é importante que estejam estritamente alinhados. Se o intuito do time é reduzir o número de erros diários, faz pouco ou nenhum sentido mensurar a participação de mercado (Market Share) ou o custo de aquisição de clientes (CAC). É preciso de alinhamento!

Portanto, aproveite para fazer um levantamento das metas e dos objetivos genéricos, verificando em qual direção eles apontam. Se o propósito maior é aumentar o volume de vendas, vale definir indicadores relacionados à efetividade da venda ou satisfação dos clientes (geralmente, feito com o NPS — Net Promoter Score). Assim, terá boas chances de sucesso.

Considere a facilidade de mensuração

Outra dica é estar atento à possibilidade de mensuração dos resultados finais. Todo indicador deve ser facilmente expresso em números — percentual, pontuação, custo, valor — o que facilita o entendimento da equipe e a definição de resultados mais desafiadores para o futuro. Sem a mensurabilidade, no entanto, fica quase impossível.

Enquanto alguns indicadores são fáceis de mensurar, outros são complexos; ainda há outros literalmente impossíveis. É muito difícil mensurar a felicidade diária, pois é algo abstrato e que varia de pessoa para pessoa, mas é relativamente fácil monitorar o nível de produção e a eficiência. Então, opte por KPIs realmente mensuráveis.

Selecione boas fontes de dados

Todo indicador é construído a partir de dados brutos, geralmente quantitativos, que são relacionados para chegar a resultados finais. A mensuração do percentual de lucratividade, por exemplo, depende de dados acerca do faturamento da empresa nos dois últimos anos. Se esses dados estiverem errados, todo o KPI estará comprometido.

Por essa razão, o mais indicado é ter fontes confiáveis para os dados, dotando-os de veracidade. Alguns gestores caem no equívoco de presumir números, sem o adequado levantamento e tratamento dos dados. Colete os números de softwares ERP, planilhas, relatórios governamentais, pesquisas internas, entre outras fontes confiáveis.

Tenha um diálogo aberto com o time

Bons indicadores têm origem nas forças e fraquezas da empresa ou equipe, ajudando a monitorar pontos críticos e redirecionar o que está sendo feito para atingir grandes resultados. Portanto, é preciso conversar com o time e entender seus principais pontos fortes e fracos, erros e acertos, assim, saberá exatamente o que monitorar.

Uma ótima dica é reunir-se com os talentos, pode ser com todos juntos ou no modelo one-to-one (isto é, encontros individuais). Explique que precisa entender mais dos desafios diários enfrentados e dos erros que estão impedindo grandes resultados. Assim, terá “insumos” suficientes para estabelecer bons indicadores de desempenho.

Qual é a importância dos indicadores de desempenho?

Existem muitos benefícios em definir e levantar os indicadores de desempenho. O primeiro está na visão mais sistêmica da equipe de trabalho. É possível enxergar de forma holística o que está acontecendo, quais resultados estão dentro do esperado e quais precisam de ajustes, o que torna a gestão muito mais eficiente.

Basear as decisões em números e análises de indicadores também gera vantagens, aumentando as chances de sucesso no que é feito. O gestor deixa de atuar com base na intuição ou observação e passa a agir de modo mais profissional, pontual e imparcial.

Levando tudo isso em consideração, é possível afirmar que acompanhar os indicadores de desempenho é um elemento-chave para o crescimento e sucesso da equipe. Para definir os melhores KPIs, no entanto, vale lembrar dos objetivos da equipe, considerar a facilidade de mensuração, selecionar boas fontes e conversar com os talentos.

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