As pessoas geralmente reclamam do cansaço e estresse causados pelo excesso de trabalho e das dificuldades em realizar as suas obrigações diárias. Entretanto, possivelmente, muitas nunca analisaram de que maneira é feita a gestão de tempo.
Entre uma inocente parada para ler emails, as interrupções dos colegas para tratar de outras atividades e as chamadas no telefone, muitas horas em que se deveria produzir acabam desperdiçadas. Mas como extrair o máximo do seu desempenho como líder e como passar o senso de urgência para os seus funcionários?
Quer entender de uma vez por todas os fatores que roubam produtividade no seu empreendimento? Siga a leitura e descubra!
O que pode atrapalhar a produtividade dentro de uma empresa?
Entre os diversos motivos que podem prejudicar a entrega das tarefas no prazo, confira os mais frequentes e saiba como evitar atrasos!
Checar emails e redes sociais constantemente
A internet é uma ferramenta que revolucionou os métodos de comunicação, rompendo totalmente com as barreiras físicas. Hoje, interagir com pessoas de qualquer parte do mundo, em tempo real, tornou-se algo plenamente possível e que a cada dia ganha mais adeptos.
E com o mundo corporativo não é diferente, os canais de comunicação digitais agilizaram bastante os diálogos internos — emails, aplicativos de trocas de mensagens, reuniões por videoconferência.
No entanto, é preciso muito cuidado com todas essas facilidades, pois elas podem se transformar em vilões do rendimento, especialmente para aquelas pessoas que não resistem em receber alguma notificação sem parar o que está fazendo para conferir do que se trata.
Nesse contexto, a melhor alternativa para não perder o foco de trabalho é, primeiramente, desativar as notificações de recebimento de mensagens. Isso reduz a tentação de dar só aquela “olhadinha rápida”.
Além disso, estabelecer um horário para checar e responder aos emails é o complemento ideal para garantir a otimização do seu tempo, visto que, além de evitar as interrupções, seguramente todos os comunicados ainda serão visualizados dentro do prazo adequado.
Não ter controle das reuniões
As reuniões consistem em etapas de grande importância para todos os tipos de negócio. São nesses encontros que acontecem as decisões sobre os rumos da empresa e é o momento em que os resultados e as novas oportunidades são avaliados, além de outros procedimentos indispensáveis a uma boa gestão.
Mas quando realizadas em excesso — ou quando a duração é longa e os encontros pouco objetivos —, as reuniões podem ter o efeito contrário:
- prejudicando a fluidez das atividades;
- gerando estresse entre os funcionários;
- provocando a perda da concentração;
- afetando a qualidade do trabalho.
Se sem interrupções ou distrações já é difícil cumprir com todas as tarefas planejadas até o final do expediente, imagine ter que participar de vários eventos em um curto período de tempo — quantas horas são perdidas ao longo de um único mês?
Desse modo, um grande volume de reuniões não significa que as questões da companhia são resolvidas com eficácia. Um encontro bem planejado é capaz de traçar as diretrizes e metas a serem alcançadas para os próximos meses ou até mesmo durante o ano.
Por isso, busque sempre a objetividade e transmita as ideias de forma clara. Não é a quantidade, mas sim a qualidade que fará a diferença.
“Apagar incêndios” constantemente
A necessidade de parar suas atribuições com a finalidade de “apagar incêndios” — ou seja, resolver problemas de última hora —, geralmente, está presente nas organizações que não desenvolveram um sistema próprio para contornar os imprevistos do dia a dia.
Entre os principais fatos que levam a esse tipo de cenário, destacam-se:
- as soluções são superficiais e os mesmos problemas sempre reaparecem;
- via de regra, o encargo recai sobre determinadas pessoas, atrapalhando o exercício de suas funções;
- as demais atividades sofrem paralisações frequentes, prejudicando o andamento em longo prazo.
Nesse momento, é indispensável que os gestores tenham que mente que, sozinhos, não conseguirão resolver todos os impasses. Logo, qualificar os colaboradores para assumirem as tarefas delegadas com competência é o primeiro passo em direção a divisão das responsabilidades e gestão de tempo bem-sucedidas.
Quando se tem um bom sistema de delegação de competências estruturado, cada funcionário já conhece a sua obrigação de agir ou não, evitando que mais pessoas paralisem suas jornadas.
Outro aspecto que interfere diretamente na contenção dos problemas consiste em tratá-los pela raiz — não adianta usar paliativos para remediar a situação, pois ela poderá voltar a qualquer momento e, talvez, em uma intensidade maior.
Ademais, é válido acompanhar de perto o desenvolvimento das pendências — se as operações foram cumpridas em tempo hábil —, bem como a eficácia das soluções implementadas.
Como otimizar a gestão de tempo?
Confira algumas dicas para aproveitar melhor o seu tempo de trabalho!
Adapte a sua rotina
A primeira medida para exercer um controle da sua jornada é estudar a própria rotina e investigar os hábitos que funcionam melhor no seu caso. Cada indivíduo apresenta suas peculiaridades e, naturalmente, condições distintas de desempenho.
Se você trabalha no modelo home office, terá mais flexibilidade para eleger um horário para aproveitar a disposição máxima do seu corpo e mente. Porém, no caso daqueles que cumprem horários mais rígidos, é necessário uma reeducação — eliminar antigos costumes que contribuem para a queda de produtividade.
Use a tecnologia ao seu favor
Hoje, estão disponíveis no mercado vários aplicativos relacionados à otimização das horas trabalhadas. Essas ferramentas podem ajudar a potencializar a sua performance. Confira alguns:
Rescue Time
Se você vive pensando que a sua jornada de trabalho é insuficiente para cumprir com todas as tarefas, o Rescue Time, certamente, é um excelente instrumento para controlar como o seu tempo é gasto.
O aplicativo acompanha os seus passos nos ambientes virtuais e nas aplicações instaladas no seu celular e registra o desenvolvimento das atividades ao longo do dia.
A partir dos dados coletados, o programa mede e informa as ações que roubam a sua produtividade. Dessa forma, estruturar uma gestão tempo eficiente ficará mais simples.
Remember the Milk
O Remember the Milk é um gerenciador de tarefas que permite organizar todos os seus afazeres com a criação de lembretes, listas, cronogramas, reuniões agendadas etc.
O objetivo é não deixar que nenhum compromisso caia no esquecimento e que você possa executar suas atribuições de acordo com a prioridade de cada uma delas.
Com uma rotina cada vez mais agitada — e com o crescente avanço das tecnologias —, saber equilibrar o volume de trabalho com uma boa gestão de tempo é uma habilidade essencial no ambiente corporativo.
Quando somadas, as pequenas interrupções se transformam em muitas horas de trabalho perdidas. Portanto, além de melhores resultados, analisar o que tira seu foco e colocar em prática novos hábitos pode transformá-lo em um profissional seguro e altamente produtivo — e um exemplo a ser seguido pelos funcionários.
Gostou das nossas dicas? Elas ajudaram a compreender as melhores maneiras de turbinar o rendimento da sua equipe? Para complementar as sugestões deste post, veja como ser um bom gestor orientado a resultados!
