A correta gestão em saúde vai muito além de questões legais e burocráticas. É preciso entender de gestão, liderança e estratégia empresarial, conhecimentos básicos à liderança eficaz e ao crescimento organizacional sustentável.

Isso não é para menos, já que o mercado está saturado e competitivo. Por exemplo, sabe-se que 6 em cada 10 empresas fecham antes de completar 5 anos, isso também vale para negócios na área de saúde. Então, é crucial entender e usar as melhores ferramentas.

O bom gestor, além de investir em si mesmo e em sua equipe com cursos de gestão em saúde, deve promover melhorias no negócio. Para tanto, é importante entender de auditoria, melhoria contínua e tecnologia para clínicas, consultórios e hospitais.

Pensando nisso, elaboramos um guia completo para você. Reunimos tudo o que precisa saber sobre o assunto e ainda apresentamos boas práticas para atuar bem na área. Portanto, acompanhe com atenção os tópicos seguintes!

1. Invista em um curso de gestão em saúde

O primeiro investimento do gestor deve ser em si mesmo, buscando se afiar para entregar excelentes resultados no dia a dia. Por mais que tenha um excelente know-how em saúde, será muito difícil alavancar um negócio e manter sua competitividade sem um prévio conhecimento de gestão e liderança.

No curso de gestão em saúde, o profissional poderá adquirir novas competências técnicas relacionadas à gestão de pessoas, marketing, qualidade e economia empresarial, por exemplo. Logo, poderá atuar com eficiência e eficácia.

O mais interessante é que se realize um curso de MBA na área, pois ele associa a competência teórica à prática, além de se aprofundar em abordagens mais atualizadas para gestão no setor de saúde. Também é preciso instruir outros profissionais do negócio na realização do curso, otimizando o capital intelectual interno.

1.1. O curso de MBA em gestão em saúde

Não há dúvidas que estudar é importante para o aprimoramento profissional e sucesso do negócio, a questão é: que curso realizar? Uma modalidade que cresce bastante é o MBA, eficaz em associar a teoria à prática.

MBA é a sigla para Master In Business Administration, sendo um curso de pós-graduação enquadrado na modalidade lato sensu (a mesma modalidade de uma especialização, por exemplo). Seu foco está na gestão de negócios, bem como no desenvolvimento de uma visão profunda e global do mundo corporativo.

O MBA em Gestão: Serviços em Saúde, do CEEM, mais especificamente, busca aprofundar o conhecimento específico na gestão de serviços em saúde. Desse modo, o gestor pode desenvolver novos conhecimentos, habilidades e atitudes para atuar com diligência.

O tempo do curso pode variar um pouco, porém, costuma ser realizado entre 1 ano e 6 meses e 2 anos completos. É relativamente curto, se comparado à graduação tradicional ou aos cursos stricto sensu, que podem ultrapassar 4 anos. Logo, é considerado um excelente investimento para quem quer progredir na carreira.

1.2. As principais disciplinas estudadas no curso

O programa de MBA em saúde é extenso. A maioria das disciplinas, no entanto, estão relacionadas à gestão do negócio e das equipes de trabalho. Assim, permite que o profissional de saúde atue como um verdadeiro líder e gestor.

A gestão de pessoas é uma importante disciplina. Ela aborda as atividades-chave relacionadas à condução do capital humano, como a contratação, a integração, o desenvolvimento e a avaliação de outros profissionais e equipes.

Há, também, disciplinas relacionadas às finanças, como economia empresarial, matemática financeira e contabilidade. Assim, o profissional da saúde pode garantir a saúde financeira e a lucratividade do empreendimento.

Muitas outras disciplinas são estudadas, como os aspectos jurídicos em saúde e a gestão de projetos, por exemplo. No final, o profissional terá uma visão muito mais sistêmica do que precisa ser feito e como precisa ser feito.

1.3. A importância do curso para a empresa

A própria empresa é beneficiada quando sua liderança busca estar atualizada. A razão é simples: os gestores passam a desenvolver competências técnicas e comportamentais para tomar boas decisões e criar boas estratégias.

Uma das vantagens mais perceptíveis é nas finanças, que passam a ser mais bem controladas. O fluxo de caixa, isto é, a relação entre entradas e saídas financeiras, passa a ser positivo, resultando no aumento do índice de liquidez.

Um gestor competente também lidera melhor sua equipe e, por consequência, contribui para o excelente atendimento ao cliente, assunto muito relevante — visto que 86% dos clientes migraram para a concorrência pelo mau atendimento, em 2015.

Há, por fim, que se considerar a melhor gestão dos recursos da instituição de saúde. A qualificação do gestor permite que os recursos, muitos em estoque, sejam bem utilizados, eliminando desperdícios e custos adicionais à organização.

2. Adote o PEP (prontuário eletrônico do paciente)

Como se sabe, o prontuário é um documento indispensável à área da saúde. Ele contém dados pessoais de identificação, dados socioeconômicos e principalmente informações acerca da saúde dos pacientes.

O prontuário pode ser de papel, que é o modelo mais tradicional, ou eletrônico. Ambos possuem seus benefícios. Neste artigo, no entanto, vamos falar do eletrônico.

O prontuário eletrônico do paciente, abreviado para PEP, é uma importante ferramenta na gestão e no tratamento dos pacientes. Ele otimiza a conectividade, a comunicação interna e a rapidez no atendimento e tratamento dos pacientes.

Essa ferramenta médica é capaz de registrar, armazenar e disponibilizar informações sobre os pacientes, tudo em tempo real. Assim, permite um tratamento mais adequado, rápido e eficiente, garantindo a qualidade do serviço de saúde.

2.2. Os benefícios da implementação do PEP no negócio

São diversas as vantagens do uso dessa ferramenta. A primeira está ligada à segurança do paciente, que têm suas informações mais importantes registradas, como tipagem sanguínea ou possíveis alergias. Logo, evita-se a prescrição de remédios ou tratamentos que causem alergias ou incômodos excessivos.

A segurança das informações também deve ser considerada, visto que qualquer acesso ao sistema só pode ser feito com login e senha, deixando registrado os usuários ativos. Por mais simples que pareça, isso pode evitar sérios problemas ao hospital.

Diferentemente do prontuário impresso, que precisa ser arquivado e procurado sempre que for usado, o PEP está na palma da mão. Com ele, o médico ou profissional da saúde tem acesso aos dados necessários instantaneamente, eliminando problemas relacionados ao arquivamento inadequado ou à demora na procura.

Finalmente, é preciso destacar a portabilidade. As informações podem ser acessadas de qualquer lugar, em alguns casos pelo próprio smartphone. Logo, o profissional da saúde pode até atender seus pacientes em domicílio e ter todos os dados ao alcance.

2.3. O PEP como solução para empresas menores

Mesmos pequenos hospitais ou clínicas podem implementar o PEP, aumentando a eficácia dos processos diários e a comunicação entre os profissionais internos. O PEP não é uma ferramenta apenas para grandes centros de saúde, e isso deve ficar claro.

Infelizmente, ainda não são muitos os hospitais, clínicas ou consultórios que possuem a ferramenta. Ao contrário do prontuário impresso, mais fácil de manusear, o PEP demanda investimentos em hardware, software e treinamento da equipe, um recurso financeiro que nem sempre está disponível para as instituições de saúde.

Há, no entanto, que se considerar o custo-benefício. É preciso analisar as diversas vantagens, citadas no tópico anterior, para somente depois decidir acerca da viabilidade de implementar ou não a ferramenta.

Nesse caso, é muito interessante realizar o cálculo do ROI (Return on Investment). Para tanto, deve-se relacionar o valor de aquisição do PEP com a previsão de retorno para o curto, médio e longo prazo. Assim, você poderá decidir com maior clareza.

3. Aposte no Business Intelligence para a redução de riscos

A transformação digital está cada vez mais próxima dos hospitais, clínicas e consultórios, especialmente pelo surgimento das startups de saúde, as healthtechs. Logo, é cada vez maior o uso de tecnologias com foco em resultados.

Além da tecnologia PEP, já citada, é possível falar do Business Intelligence (BI). Refere-se ao processo de coleta, estruturação e uso de dados que oferecem suporte à gestão do negócio, aumentando sua eficiência ao longo do expediente. Ou seja, o BI transforma dados brutos em informações estratégicas e úteis à ação.

Ao coletar e cruzar os dados de prontuários, por exemplo, é possível identificar epidemias, mapear as áreas de risco e fazer o seu controle. A verdade é que não há um limite para o uso de dados no negócio de saúde, então é preciso entender mais sobre o tema.

3.1. Transformando dados brutos em informações estratégicas

Em primeiro lugar, é preciso entender a diferença entre dados e informações. Enquanto os dados representam volumes no estado “bruto”, as informações são “lapidadas”, isto é, são dados processados e estruturados adequadamente.

Para que o dado comum transforme-se em informação útil e estratégica, é preciso falar de três principais etapas: a coleta, a estruturação e a análise.

A coleta refere-se à obtenção dos dados. Eles podem vir do sistema PEP, do software de gestão da empresa, de planilhas no Excel ou da própria internet. As fontes são as mais diversas, o mais importante é que apresentem dados verídicos ao negócio.

O segundo passo é a estruturação, isto é, a organização dos dados de forma que façam sentido ao profissional responsável. Os dados são volumes ou ocorrências em estado bruto, então é preciso organizá-los adequadamente.

Por fim, há a etapa de análise. Consiste na observação dos dados obtidos e agrupados, no intuito de encontrar informações relevantes para o negócio. O processo parece complexo, porém, pode ser completamente realizado com a tecnologia de BI.

3.2. A importância do BI para a redução de riscos

Todos os dias, o líder responsável pela empresa assume uma posição de risco. Ele deve decidir sobre as diversas ações empresariais — muitas delas podem afetar o rumo do negócio, sua lucratividade e sua solvência no médio-longo prazo.

Imagine decidir sobre o rumo dos recursos financeiros excedentes da empresa ou, ainda, decidir sobre a demissão em massa de uma equipe. Não são tarefas fáceis, então é importantíssimo ter as informações certas em mãos.

Ao conhecer os principais dados da empresa, do mercado e dos pacientes, torna-se mais fácil tomar decisões eficazes e eliminar os riscos que envolvem o negócio. Aí reside um imenso diferencial competitivo, pouco aproveitado pela concorrência.

Nesse sentido, o BI não é importante apenas para a redução de riscos, mas para o próprio aumento da competitividade. Empresas que conseguem usar os dados ao seu favor, assumem a vanguarda do mercado e podem crescer muito mais.

4. Garanta uma avaliação de qualidade

É difícil definir com clareza o que é qualidade. No entanto, ao longo deste artigo, o termo será entendido como o grau positivo ou negativo de excelência de algo. Assim, é possível entender com clareza o que é dito e ter alinhamento ao longo do artigo.

O fato é que a busca pela qualidade é uma necessidade básica nas empresas, especialmente aquelas que trabalham com saúde. Pequenas falhas oferecem graves riscos à vida dos pacientes, bem como à continuidade do negócio no mercado.

Para atingir ao padrão máximo de excelência, transbordando qualidade em cada uma das áreas e processos, muitos hospitais e clínicas já investem em certificações de qualidade, como a ISO 9001, ou acreditações, emitidas por instituições credenciadas.

Essas avaliações são obtidas mediante o alinhamento com certos padrões de qualidade, que promovem o aprimoramento da instituição de saúde, a segurança e o bem-estar dos pacientes. Então é preciso conhecer mais sobre avaliação de qualidade.

4.1. A diferença entre a ISO e a acreditação hospitalar

A ISO, International Organization for Standardization, é uma entidade internacional para padronização e normatização. Por meio de suas normas, ela define padrões de qualidade e contribui para que empresas ofereçam bens e serviços de qualidade.

Com suas certificações, como a ISO 9001, atesta que as empresas têm capacidade de fornecer produtos e serviços de alta qualidade. Para obter sua certificação, no entanto, é preciso promover uma série de mudanças e melhorias internas.

É comum que as empresas selecionem uma equipe específica para estudar e implementar os padrões de qualidade, como os contidos na ISO 9001. Ao final, a instituição de saúde deverá contratar uma auditoria para obtenção do certificado.

A acreditação, por outro lado, é o reconhecimento formal por um organismo independente, como a Organização Nacional de Acreditação (ONA). Com foco na área de saúde, tem como referências normas específicas, como as do Sistema Brasileiro de Acreditação e o Manual Brasileiro de Acreditação.

De acordo com a própria Organização Nacional de Acreditação, o processo de acreditação é voluntário, então depende do interesse da instituição de saúde. Nesse caso, a avaliação é feita por instituições acreditadoras credenciadas.

5. Conte com auditorias independentes

Como visto até aqui, manter elevados padrões de qualidade é uma necessidade básica, por isso muitas instituições de saúde investem em acreditações ou certificações específicas. É preciso, no entanto, manter esses padrões em longo prazo.

Aqui, é muito interessante contar com uma auditoria independente. Basicamente, ela realiza um exame cuidadoso de determinadas atividades desenvolvidas pela empresa, no intuito de identificar se elas estão de acordo com o planejado inicialmente.

A auditoria independente é realizada por consultorias externas, sem relação empregatícia com a empresa auditada. Ela pode ter foco nas mais diversas áreas, como a qualidade, financeira, contábil, ambiental ou operacional da instituição de saúde. Então, é preciso entender como contratar adequadamente.

5.1. O que considerar na contratação de uma auditoria independente

São muitos os pontos que devem ser considerados. Um dos mais importantes é a experiência da firma de auditoria no seu ramo de atuação. Como explicado, existem diferentes ramos, da área financeira à ambiental, sendo que cada um tem suas especificidades, demandando certos conhecimentos técnicos e práticos.

Então, analise há quanto tempo a auditoria externa está no mercado, quantas instituições de saúde ela já atendeu e busque pelo feedback das empresas auditadas.

Outro ponto importante é a qualificação da firma de auditoria e dos profissionais que realizarão o processo. Se ela tiver a certificação do Instituto dos Auditores Independentes do Brasil (Ibracon), por exemplo, é uma prova de que está mais bem preparada e atende a requisitos mínimos de qualidade.

Por fim, há de se considerar o custo-benefício envolvido. É preciso respeitar o orçamento da instituição de saúde, garantindo que a contratação não ocasione desequilíbrio financeiro, o que pode gerar sérios problemas no curto-médio prazo.

5.2. Os benefícios de uma auditoria independente

O primeiro benefício está na melhoria dos controles internos. A firma de auditoria consegue identificar problemas até então não identificados, mas que podem gerar sérios prejuízos ao negócio que atua na área de saúde.

Justamente por não participar do dia a dia da empresa, a consultoria independente tem um olhar mais crítico, capaz de identificar “gargalos” que precisam ser esclarecidos, corrigidos e/ou eliminados do empreendimento.

A depender do ramo da auditoria, se é na área financeira ou operacional, por exemplo, é possível ter uma visão mais sistêmica do que está acontecendo. Isso é crucial ao processo de melhoria contínua, bem como ao crescimento da instituição de saúde.

A auditoria também mune a empresa auditada de maior segurança, inibindo a prática futura de atos que possam prejudicar sua saúde financeira, imagem ou desempenho. Logo, torna-se possível seguir com maior tranquilidade.

6. Implemente o ciclo PDCA

Por último, é importante discutir sobre o uso do ciclo PDCA para o planejamento, execução e aprimoramento do que está sendo feito. Além de simples, essa ferramenta de gestão é popular e útil à empresa.

Qualquer gestor que queira entender mais acerca da gestão em saúde deve, também, compreender a aplicação do ciclo PDCA. Afinal, essa é a base para a aplicação dos mais conceituados programas de gestão total da qualidade.

O nome dessa ferramenta é, na verdade, uma sigla para quatro palavras do inglês, que significam: planejar (plan), executar (do), checar (check) e agir (act). Ao passar por essas etapas, a instituição de saúde estará pronta para obter melhores resultados.

É preciso destacar que o ciclo PDCA não é feito apenas uma vez, mas por diversas vezes, objetivando promover a melhoria contínua do negócio e dos serviços prestados. Entenda seu funcionamento no próximo tópico!

6.1. O funcionamento do ciclo PDCA

A primeira etapa refere-se ao planejamento, do inglês plan. Nessa etapa, é preciso definir os principais objetivos, assim como traçar um plano para alcançá-los no prazo determinado. O mais interessante é que seja feita em equipe.

Como nenhum plano no papel produz efeito na prática, o segundo passo refere-se à execução, do inglês do. O gestor e a equipe de trabalho devem colocar a “mão na massa”, garantindo que o plano inicial ganhe vida e produza bons resultados.

O terceiro passo, chamado de check, consiste em checar os resultados que foram obtidos e se os objetivos iniciais foram ou não atingidos. Para tanto, é importante levantar os indicadores-chave de desempenho da instituição de saúde.

Finalmente, há a etapa de ação, chamada de act. Se os objetivos foram atingidos, é preciso voltar ao planejamento e estabelecer objetivos mais ambiciosos. Caso não, é preciso agir corretivamente, entender o que deu errado e planejar novas estratégias.

6.2. A importância do ciclo PDCA na empresa

Como se pode observar, independentemente dos resultados obtidos, se os objetivos foram ou não atingidos, a ferramenta volta ao estágio de planejamento. Isso porque a melhoria deve ser contínua, ininterrupta e parte da cultura do empreendimento.

A ideia não é simplesmente melhorar o que está sendo feito, porém, fazer do aprimoramento um hábito comum e compartilhado por todos dentro da empresa. Assim, o negócio pode amadurecer cada vez mais e atingir grandes resultados.

O mais interessante é que o ciclo PDCA é uma ferramenta realmente simples, que pode ser entendida e aplicada pela própria equipe de trabalho. Esse é um enorme diferencial em relação a outras ferramentas, geralmente mais complexas.

Como foi possível observar ao longo deste artigo, a gestão em saúde depende de uma série de ações do gestor. Em primeiro lugar, é preciso investir em si mesmo, depois é necessário investir na instituição de saúde, tornando-a mais competitiva no mercado.

Para tanto, vale adotar o prontuário eletrônico do paciente, realizar o tratamento de dados da empresa, buscar por certificações e acreditações, contratar auditorias independentes e usar o ciclo PDCA. Logo, ótimos resultados serão obtidos.

É sempre importante lembrar que a gestão em saúde não é apenas uma forma de obter melhores resultados no negócio, mas também de demonstrar respeito e apreço pelos pacientes da instituição, melhorando o atendimento e os serviços oferecidos.

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