O método GTD (Getting Things Done) tem a proposta de ser muito mais do que apenas um organizador de tarefas. A metodologia ajuda a trazer espaço para pensar, ter clareza mental e, assim, saber tomar decisões adequadas. Tudo isso é feito por meio da correta organização de todas as etapas, fazendo com que você tenha acesso às informações relevantes no momento em que precisar.

Além de gerenciar projetos, o GTD estimula as pessoas a darem atenção a diversas áreas e questões fundamentais da vida, trazendo bem-estar e equilíbrio psicológico. Um dos objetivos é possibilitar que o inconsciente esteja livre para criar ideias e oportunidades.

Continue a leitura e conheça mais sobre o método GTD e entenda como ele pode ajudar a aumentar a sua produtividade!

O que é e como funciona o método GTD?

O GTD consiste em uma ferramenta largamente testada que ajuda as pessoas a retomarem o controle do seu dia a dia, organizando suas tarefas e vivendo uma vida mais consciente. Isso significa que o método ajuda com a produtividade pessoal.

A metodologia foi desenvolvida por David Allen e apresentada pela primeira vez em seu livro lançado em 2001 que trata sobre a arte de fazer acontecer: “Getting Things Done: the Art of Stress-Free Productivity”.

É importante frisar que o seu objetivo não é ser um método extraordinário para organizar a vida de qualquer pessoa de uma hora para outra. Na verdade, uma das suas principais qualidades é que o usuário precisa se envolver no aprendizado das bases e dos princípios do GTD. Assim, a adaptação é progressiva e tende a ser mais estável e permanente.

Na prática, é necessário começar com a criação do mindset, ou seja, de um modelo mental favorável para que a técnica seja aplicada com sucesso. No início, somos convidados a conhecer e nos acostumar aos seus princípios e, em seguida, é possível partir para a implementação do método.

Como implementar o método GTD na prática?

Existem 5 passos básicos para implementar o método GTD. Confira, a seguir, como colocá-lo em prática:

Coletar

O primeiro passo é anotar todas as ideias e obrigações que você tem no dia a dia. É importante incluir tudo o que for importante, como tarefas, projetos, atividades, objetivos, viagens que quer fazer, entre outros.

Essa lista é útil para visualizar tudo o que está na sua mente e, assim, ganhar mais tranquilidade, pois não será necessário se lembrar de todas as ações o tempo inteiro. Para facilitar essa tarefa, é possível contar com o auxílio de algum aplicativo ou gerenciador de tarefas. Outra opção é usar um bloco de notas no celular ou no computador.

Processar

Agora é o momento de pegar a lista e analisar cada uma das atividades que escreveu e decidir o que fazer com elas. Para cada uma, existem duas opções: tomar uma atitude ou não fazer nada. No primeiro caso, é possível:

  • descartar o que não é, de fato, importante;
  • criar uma lista para ações ou projetos que serão realizados no futuro, pois não têm prazo definido.

Para os itens que necessitam de ação, você deve criar uma lista e analisar as tarefas que demandam menos de 2 minutos para serem executadas. Nesse caso, coloque-as em prática e elimine-as do quadro. Agora, se a atividade requer mais de 2 minutos, você pode:

  • delegar a tarefa para um responsável;
  • marcar um dia e um horário para a realização da função;
  • transformar as tarefas maiores em um projeto.

Organizar

Organize os seus projetos e as suas tarefas de acordo com o contexto e a prioridade de cada uma delas. Alguns exemplos são:

No contexto “pessoal”, inclua todos os projetos ou atividades pessoais. Na pasta “trabalho”, você deverá colocar tudo o que for relacionado à sua vida profissional — e assim por diante.

Isso vai deixar as tarefas mais organizadas e fáceis de serem encontradas, tornando mais fácil verificar o que precisa ser feito em cada um dos cenários.

Revisar

O quarto passo é fazer uma revisão constante de todas as tarefas, projetos e compromissos organizados — cerca de uma vez por dia ou por semana. Repense as prioridades, adicione novas obrigações e confira as atividades delegadas.

Uma dica é agendar essa revisão no seu calendário. Isso ajuda a garantir que essa etapa não será negligenciada.

Fazer

Agora é o momento de colocar as tarefas em prática. Por isso, realize todas as atividades, de acordo com o que está na agenda e na ordem de próximas ações. É nesse momento que você perceberá a sua produtividade aumentando.

A utilização do GTD no dia a dia assegura maior eficiência, mais clareza de pensamento, maior produção e tomada de decisões mais certeiras. Porém, você só vai dominar a ferramenta com o tempo.

Por isso, mesmo que o método pareça confuso no começo, lembre-se de que isso é natural. Não deixe de tentar e, sempre que necessário, volte, reavalie e tente de novo.

Quais são os benefícios do método GTD?

Ao compreender e colocar em prática o método, é possível perceber diversas consequências positivas em seu desempenho profissional e pessoal. Veja, abaixo, os principais benefícios do GTD:

Organização

O método é capaz de melhorar a organização pois o fluxo de atividades passa a seguir um caminho lógico, desde a entrada da demanda até a produção dos resultados. Além disso, existe uma maior definição do momento e forma de realizar uma ação.

Criatividade

O GTD esvazia a mente de situações causadoras de estresse e ansiedade, permitindo que você fique livre para desenvolver seu potencial criativo em cada atividade.

Produtividade

Com a implementação do método GTD, a produtividade aumenta, pois você passa a gerir seu tempo e a realizar um trabalho qualitativa e quantitativamente superior. A ferramenta também pode ser aplicada em trabalhos em grupo, de forma a ter um controle mais eficiente dos estágios de cada um dos projetos.

Como foi possível perceber, o método GTD é uma ferramenta acessível, simples e que gera ótimos resultados em termos de produtividade. Quando você está engajado em conquistar novos níveis de atuação e melhorar seu desempenho, o sucesso profissional é garantido!

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