Um dos erros mais comuns dos gestores de primeira viagem é controlar excessivamente o desenvolvimento das atividades. Quando isso acontece, o líder fica sem tempo para cuidar da parte estratégica, e os colaboradores se sentem engessados, sem liberdade para cumprir seu papel. Por isso, saber como delegar tarefas é essencial para o andamento de qualquer equipe.

Afinal, quem quer abraçar o mundo acaba não fazendo nada direito. Isso gera impactos extremamente negativos para o negócio, como atraso de prazos, aumento de custos e queda de qualidade nas entregas. Pensando nisso, explicamos neste artigo tudo o que você precisa saber para evitar esses problemas. Quer saber mais? Continue conosco!

As vantagens de saber como delegar tarefas

Distribuir funções corretamente traz diversos benefícios tanto para o gestor quanto para os demais membros do time. A organização em geral também sai ganhando, pois a prática favorece a inovação, produtividade e conquista de melhores resultados. Veja a seguir as principais vantagens dessa prática.

Aumento da motivação

Quando um funcionário recebe uma tarefa importante, ele se sente empoderado, já que ganha a oportunidade de fazer a diferença para a equipe. Por outro lado, se um colaborador percebe que não tem peso, voz ou relevância, a tendência é que ele perca sua motivação e se torne cada vez menos engajado nos objetivos da empresa.

Portanto, direcionar as atividades adequadas para os profissionais certos é primordial para manter a satisfação em alta. Além de melhorar a produtividade, isso também contribui para a retenção de talentos, já que pessoas valorizadas costumam permanecer na empresa por muito mais tempo.

Agilidade nos processos

Centralizar decisões faz com que os processos se tornem burocráticos e, consequentemente, muito mais lentos. Em vez de tentar avaliar minuciosamente cada pequena etapa de um projeto, procure dar autonomia aos funcionários, analisando apenas os resultados finais.

Com as decisões operacionais a cargo dos colaboradores, o trabalho flui melhor, o que aumenta exponencialmente a produtividade.

Prioridade ao que realmente importa

A principal função do gestor é trazer novas ideias e estratégias para o seu departamento e para o negócio como um todo. Ao delegar as demais tarefas, o líder consegue otimizar seu tempo e cumprir sua missão adequadamente. Esse desapego é difícil para muitos profissionais, mas é necessário para o bom andamento de qualquer projeto.

Como saber o que delegar

Tão importante quanto distribuir as tarefas é saber o que pode ser delegado e quais pessoas na equipe estão aptas a cumprir essas atividades. Para isso, é necessário que o gestor conheça profundamente o escopo de funções do departamento, bem como as principais habilidades de cada membro da equipe.

Conheça os tipos de tarefa na organização

Mapear os processos é indispensável. Ao fazer isso, o líder consegue filtrar o que vai acompanhar de perto e o que pode ser designado a funcionários ou profissionais terceirizados. Existem três níveis de atividades em uma empresa ou projeto:

  • estratégico;
  • tático;
  • operacional.

O papel do gestor é cuidar da estratégia, ou seja, definir diretrizes, metas de crescimento e nortear ações. Todas as outras funções devem ser distribuídas entre os demais funcionários. Gerentes e coordenadores são responsáveis pelas decisões táticas (o que será feito para cumprir a estratégia). A execução em si fica por conta dos analistas, assistentes e estagiários.

Conheça bem a equipe de trabalho

Depois de decidir o que será delegado, é hora de escolher quem será responsável pelas atividades. Isso requer um profundo conhecimento sobre as características e habilidades de cada talento. Saber os pontos fortes e fracos da equipe permite escolher as pessoas mais preparadas para cada função.

Nem sempre as competências técnicas são garantia de bom desempenho. Para algumas tarefas, soft skills como boa comunicação, inteligência emocional e capacidade de liderança são tão importantes quanto o conhecimento específico.

Confiar nos colaboradores também é fundamental. Do contrário, é impossível dar autonomia ao time sem se preocupar com o andamento das atividades. Portanto, se você sentir que os membros do time ainda precisam evoluir, desenvolva treinamentos, cursos e workshops para prepará-los adequadamente.

A importância da clareza na comunicação

Comunicar-se com clareza é essencial para delegar com eficiência. Se o funcionário não entender direito a solicitação do gestor, certamente o produto final não sairá como esperado. Antes de iniciar qualquer atividade, o profissional deve compreender as instruções, o que se espera do trabalho e qual impacto essa tarefa terá no sucesso da empresa.

Além de minimizar dificuldades, a boa comunicação também é muito importante para dar autonomia à equipe. Se o colaborador souber exatamente o que precisa fazer, vai conseguir desempenhar seu papel com o mínimo possível de intervenção do gestor, o que é ótimo para o fluxo de trabalho. O líder não precisa saber cada problema que ocorre no processo, apenas os que a equipe não conseguir resolver sozinha.

Acompanhamento de resultados e feedbacks

Dar autonomia não significa deixar de acompanhar resultados. Cada etapa do processo deve ser monitorada nos seguintes aspectos:

  • escopo (distribuição das atividades entre os membros da equipe);
  • prazo (entrega das demandas no tempo combinado);
  • custo (o investimento feito em cada etapa do projeto);
  • qualidade (resultado final, que vai definir o nível de satisfação do cliente).

A partir disso, é possível ter uma visão clara dos resultados gerais do projeto. Metas e prazos devem ser definidos previamente, para que haja métricas bem detalhadas para analisar o desempenho do time.

Também é importante implementar uma cultura de feedbacks. Faça reuniões periódicas com os colaboradores para conversar sobre seus acertos e erros na execução das atividades. Dessa forma, é possível ajudá-los a evoluir profissionalmente e ajustar o desempenho para projetos futuros.

Agora que você já sabe como delegar tarefas corretamente, que tal colocar o que aprendeu em prática? Basta conhecer bem o escopo de atividades do departamento e as habilidades de cada colaborador, a fim de designar funções de acordo com o perfil de cada um. E lembre-se: é preciso desapegar da parte operacional. O papel do líder é pensar estrategicamente, deixando as demais atividades a cargo do time de apoio.

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