Decisões importantes são tomadas na presença de diferentes profissionais da empresa. Quando esse processo passa a ter problemas, é comum que os gestores e suas equipes tenham dificuldades para se organizar no dia a dia de trabalho. Mas afinal, como tornar as reuniões produtivas e obter resultados eficientes?
Tirar máximo proveito de cada encontro de negócios pode ser um desafio. Ainda assim, cada esforço vale a pena para atingir esse objetivo. Acompanhe o nosso post e confira 7 passos que podem ajudar você a ter sucesso nas próximas reuniões!
1. Identificar objetivos e necessidades
Sabemos que a rotina de trabalho toma bastante tempo da maioria dos profissionais, mas é crucial reservar um momento para pensar na finalidade dos encontros. Se esse período for utilizado apenas para o planejamento, há grandes chances de as reuniões terem melhores resultados.
Para começar, determine uma meta e mantenha o foco. Por exemplo: se o objetivo é marcar uma discussão para avaliar as oportunidades e desafios do mercado, reúna as pessoas mais capacitadas e faça com que se dediquem a resolver apenas esse assunto.
Outras questões, como a criação de uma nova campanha de marketing ou o planejamento das vendas, devem ser reservados para outro encontro. Dessa forma, conversas aleatórias e assuntos que não têm relação são deixados de lado. Isso é essencial para evitar discussões paralelas e perda de tempo.
2. Limitar o número de participantes
A contribuição de pessoas de diferentes áreas sempre é bem-vinda para tomar decisões e solucionar problemas. Porém, é preciso cautela para que os encontros não se tornem discussões prolongadas, cansativas e sem objetivos claros.
Uma forma de evitar problemas é convocar apenas os participantes necessários, conforme o tema que será abordado. Muitas vezes, uma sala cheia gera a falsa sensação de que várias propostas serão lançadas. Isso nem sempre acontece, já que o excesso de pessoas prejudica a troca de ideias.
Portanto, se você deseja reuniões produtivas, precisa refletir sobre os nomes que são relevantes para cada encontro. Como um processo de decisão exige pensamento crítico e ações eficientes, nada melhor que garantir que pessoas preparadas tenham a oportunidade de opinar.
3. Definir o horário e o tempo de duração
Cada discussão gera reflexões e propostas específicas, o que faz com que as horas envolvidas nos encontros variem. Ainda assim, é preciso ter foco para contornar essas diferenças e evitar o desperdício de tempo.
O primeiro passo é limitar o período de início e término das reuniões. Nesse processo, sempre é bom considerar alguns minutos de folga para garantir que todos cheguem a tempo de participar dos diálogos e das tomadas de decisão.
Outro ponto importante é pensar no melhor horário, com base na rotina da empresa e no comportamento dos profissionais. Em geral, as pessoas costumam estar mais alertas às 10 horas da manhã — não é tão cedo, e a pausa para o almoço estimula os participantes a cumprirem as definições dentro do limite.
4. Enviar dados com antecedência
Informações sobre a data, horário e local da reunião são básicas e devem ser enviadas aos participantes alguns dias antes do encontro. O que muitos organizadores se esquecem é que os materiais utilizados também são importantes.
Sempre que possível, entregue dados, documentos e gráficos com antecedência para que os colaboradores tenham tempo de sobra para avaliá-los. Dessa forma, conseguem ter uma boa base para discutir propostas, emitir opiniões sobre os materiais e garantir uma discussão proveitosa.
Se o objetivo é apresentar um novo conceito, metodologia ou ferramenta, por exemplo, vale enviar listas com sugestões de leituras relacionadas a esses termos. Assim, o apresentador não precisará perder tempo com introduções no dia da reunião.
5. Planejar o formato da reunião
Prever todos os detalhes é outro passo para desenvolver reuniões produtivas. Esse cuidado permitirá adaptar o ambiente, os instrumentos e as abordagens a cada encontro, melhorando a experiência de todos.
Antes de tudo, é importante confirmar a presença das pessoas convocadas. Se um ou mais colaboradores estiverem fora da empresa, por exemplo, você precisará providenciar ferramentas de videoconferência.
Além disso, com base no número de participantes, organize o local com antecedência. Uma única sala permite dispor a mobília de diversas maneiras: fileiras, espinha de peixe, círculo etc. Portanto, vale adequar o layout do ambiente de modo a obter o melhor formato.
Um encontro rápido com, no máximo, 6 pessoas pode envolver a disposição de cadeiras em meia-lua. Assim, todos conseguem se ver e manter um diálogo. Para o gestor, fica mais fácil delegar tarefas e observar as ações dos participantes.
6. Inovar para eliminar distrações
O mundo moderno é repleto de distrações, e você precisa aprender a lidar com elas. Entre os vilões estão os celulares e demais dispositivos com acesso à internet, já que possibilitam a interação com mensagens instantâneas, verificação de redes sociais e leitura de notícias aleatórias.
Se achar necessário, peça aos participantes que não utilizem esses aparelhos durante o encontro. Muitos profissionais se consideram multitarefas e acreditam dar conta de várias atividades ao mesmo tempo. Porém, qualquer distração pode comprometer a produtividade da reunião.
Ao mesmo tempo, busque estratégias para atrair a atenção das pessoas e evitar a monotonia. Vale utilizar variações no tom de voz, representar ideias por meio de gestos e movimentos, fazer perguntas e estimular as pessoas a emitirem suas opiniões.
7. Definir um coordenador
Da mesma forma que ocorre com os processos internos de uma empresa, um encontro de negócios funciona melhor quando há um coordenador para conduzir as tarefas. Portanto, sempre que houver a necessidade de uma reunião, eleja um responsável que possa intermediar o diálogo.
O coordenador deve guiar a discussão aos objetivos propostos, garantir que todos os participantes tenham a oportunidade de falar e, principalmente, anotar as informações levantadas pelo grupo.
Esse registro será instrumento importante em encontros posteriores. Logo, é interessante que seja enviado a todos os profissionais que estiveram presentes para que possam acompanhar o que foi decidido, bem como os resultados esperados.
E então, preparado para conquistar reuniões produtivas e fazer delas um diferencial em sua empresa? Procure seguir todos os passos ao mesmo tempo para melhorar a comunicação interna e colher bons resultados.
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