Em um mercado dinâmico, é preciso encontrar novas maneiras de se diferenciar da concorrência, aprimorar os processos e alcançar os resultados tão almejados. Para tal fim, algumas metodologias de gestão podem fazer toda a diferença.
Diagrama de Ishikawa. Os 4 colaboradores de Jack Welch. Kanban. São muitas as ferramentas que podem fazer parte do dia a dia e contribuir para otimizar o que já é feito. Infelizmente, elas nem sempre são conhecidas ou aplicadas eficazmente.
Nós reunimos uma série de informações sobre o assunto e dicas de como usar as melhores metodologias de gestão. Portanto, continue lendo nosso artigo!
1. Diagrama de Ishikawa
A primeira ferramenta, diagrama de Ishikawa, tem por objetivo compreender os efeitos de uma empresa e suas respectivas causas. Também chamada de espinha de peixe ou diagrama causa-efeito, a ferramenta foi criada em 1943 pelo engenheiro Kaoru Ishikawa.
O primeiro passo é definir o efeito que quer estudar (algo positivo ou negativo) — por exemplo, a evasão do número de clientes em certo período. Em seguida, é hora de estabelecer as causas para que isso aconteça. Em geral, existem 6 principais:
- Mão de obra — equipe de trabalho;
- Material — insumos usados;
- Máquina — equipamentos para trabalho;
- Método — processos que existem;
- Meio ambiente — local de trabalho;
- Medida — frequência ou quantidade de algo.
Identificada as causas mais prováveis, é hora de buscar por subcausas. Imagine que a razão para evasão de clientes seja a mão de obra precária, já as subcausas podem ser a falta de treinamento ou a desmotivação. É preciso analisar até chegar à causa-raiz.
No final, o diagrama fica com a forma de uma espinha de peixe (daí seu nome). Por ser uma ferramenta visual, é muito fácil aproveitá-la com a equipe de trabalho.
2. Os 4 colaboradores de Jack Welch
Na empresa, é preciso reconhecer e dar a cada profissional o que lhe é devido. Alguns devem ser promovidos, outros devem ser treinados e, por mais difícil que seja, outros devem ser demitidos. No entanto, como saber o que é justo para cada um?
Para tanto, a ferramenta “os 4 colaboradores de Jack Welch” é muito útil. Ela surgiu com um discurso do Welch, ex-CEO da General Electric.
A ferramenta simplifica a avaliação de desempenho dos profissionais, classificando-os com base em dois fatores: (1) o alinhamento com os valores da empresa e (2) a entrega de resultados esperados. Logo, pode-se identificar 4 tipos de funcionários:
- o que entrega resultados e abraça os valores da empresa;
- o que entrega resultados e não abraça os valores da empresa;
- o que não entrega resultados e abraça os valores da empresa;
- o que nem entrega resultados e nem abraça os valores da empresa.
Funcionários do tipo 1 devem ser promovidos ou, no mínimo, premiados. Estes são verdadeiros talentos. Funcionários do tipo 2 e 3 devem ser desenvolvidos e treinados. Os funcionários do tipo 4, no entanto, devem ser desligados do quadro de trabalho.
3. Kanban
Gerenciar as tarefas do expediente de trabalho não é algo simples. São muitas as atividades que precisam ser feitas e, por vezes, são esquecidas ou simplesmente abandonadas. Em razão disso, a metodologia Kanban pode ser de grande utilidade.
A metodologia teve origem no Japão, na Toyota, para facilitar a “produção enxuta”. Na época, sua principal utilidade era sinalizar o controle de produção e estoque. Hoje, o Kanban é usado para gerir o fluxo de tarefas, subdividindo-o em três grupos:
- To Do — tarefas que precisam ser feitas;
- Doing — o que já está sendo feito;
- Done — tarefas que foram concluídas com sucesso.
Sua aplicação é relativamente simples. Um único quadro é dividido em três principais colunas, da esquerda para direita, respectivamente nomeadas: To Do, Doing e Done.
Por sua vez, as tarefas são escritas no post-it e incluídas no quadro. Elas começam na primeira coluna da esquerda (To Do) e percorrem o quadro até chegar na última coluna da direita (Done). Nesse sentido, além de prático, o Kanban é bastante visual.
4. Objectives and Key Results
Criar boas metas é uma atividade desafiadora. Em geral, elas devem ser específicas, mensuráveis, relevantes, alcançáveis e com tempo bem-definido — método chamado de SMART. Mas saber disso não torna a atividade menos difícil.
Por sua vez, o método OKR (Objectives and Key Results — em português, Objetivos e Resultados-chave) pode facilitar a definição de resultados. Grosso modo, consiste na criação de um objetivo principal e sua fragmentação em resultados menores. Veja:
- Objective — aumentar a participação no mercado;
- KR1 — reduzir a evasão de clientes em 30%;
- KR2 — aumentar a efetividade das vendas em 1/3;
- KR3 — eliminar em 50% os erros e retrabalhos do expediente.
O ideal é que cada setor da empresa conte com uma média de 5 OKRs, subdividindo-os entre 3 e 5 resultados-chave. Para facilitar a criação, envolva o time de trabalho e permita que os próprios funcionários estabeleçam alguns dos seus objetivos.
Os OKRs funcionam como pequenos ciclos. Eles contam com prazo de 1 a 2 meses, estimulando resultados ágeis. Assim, facilitam a definição e alcance dos objetivos.
5. Ciclo PDCA
Uma das principais metodologias de gestão é o ciclo PDCA. Ele facilita o planejamento estratégico e contribui para a melhoria contínua. Como o nome sugere, o método funciona como um ciclo — planejando, executando e corrigindo continuamente.
Seu nome é um acrônimo de quatro palavras do inglês, que são:
- Plan (Planejar) — definir o que deve ser feito e como;
- Do (Executar) — colocar o plano em prática;
- Check (Checar) — analisar o que está sendo bem-feito;
- Act (Agir corretivamente) — avaliar o que deu errado e melhorar.
Nesse sentido, é preciso planejar quais metodologias devem ser aplicadas na empresa, depois executá-las com o máximo de eficiência. Em seguida, é preciso analisar o que está sendo bem-feito e o que precisa de ajustes. Por fim, agir corretivamente.
Enfim, essas são algumas das principais metodologias de gestão. Elas ajudam a identificar a causa-raiz dos efeitos, avaliar os melhores colaboradores, gerenciar o fluxo de tarefas, definir objetivos desafiadores e melhorar continuamente. Portanto, vale a pena aplicá-las dentro da empresa.
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