O guia PMBOK® define projeto como um esforço único de caráter temporário utilizado para criar um novo produto ou serviço. Todo projeto tem início e término preestabelecidos — e o fim é alcançado quando todos os serviços e entregas são concluídos. Na prática, podemos defini-lo como um esforço finito para realizar um trabalho específico — e que será desenvolvido de forma progressiva, ou seja, por etapas.
A gestão de projetos, portanto, pode ser aplicada em todas as áreas do conhecimento e em qualquer atividade em que se tenha prazo determinado para começar e terminar. Ter conhecimento nas boas práticas de gestão ajuda em qualquer segmento de carreira, fazendo com que você ganhe produtividade ao realizar as tarefas.
Quer saber mais sobre o que é gestão de projetos e como ela pode ajudar você a alcançar bons resultados? Leia nosso post e confira!
Como fazer uma boa gestão de projetos?
Entenda os cinco grupos de processos
O guia PMBOK® narra que que o gerenciamento de projetos deve ser feito por meio da aplicação e da integração dos 47 processos de gerenciamento, agrupados em cinco grandes grupos. É claro que, dentro de cada grupo, é preciso escolher aquele que se aplica melhor à realidade da sua companhia.
Esses cinco grandes grupos são altamente entrelaçados, não sendo possível terminar uma fase para se começar outra — o processo é cíclico e há interação em todas as etapas. São eles:
1. Iniciação
Na iniciação, é necessário identificar e conhecer qual é a real necessidade do projeto proposto.
Esse processo é realizado a fim de definir as premissas, as restrições e os riscos do novo projeto, passo ou tarefa. Aqui, é estipulado o escopo inicial, ou seja, uma descrição do trabalho a ser realizado, do produto que será entregue e dos recursos iniciais — humanos, materiais e financeiros — que serão comprometidos.
Nessa etapa, também é definido o gestor responsável pelo projeto — e delegado qual será o seu nível de autoridade frente ao empreendimento.
2. Planejamento
A fase de planejamento consiste no estabelecimento de metas, datas e meios para realizar todo o escopo contratado. Para isso, é necessário desenvolver o plano de gerenciamento e, com ele, todos os documentos que serão utilizados pelo gestor e pela equipe com o intuito de se chegar ao produto final de forma satisfatória.
Nesse ponto, estuda-se a estratégia a ser utilizada para garantir ações mais adequadas durante o caminho percorrido, de modo a concluir o projeto com sucesso.
3. Execução
Aqui, o plano de gerenciamento — elaborado durante a fase anterior — é posto em prática. Envolve coordenar e engajar toda a equipe interna, gerenciar as expectativas das partes interessadas, gerenciar os recursos e também integrar as atividades do projeto no dia a dia da organização.
4. Monitoramento e controle
Processo necessário para avaliar, acompanhar e analisar o desempenho do projeto em todos os estágios. É um processo cíclico e diário. Por meio dessa etapa, busca-se a melhoria contínua dos processos desenvolvidos — com o objetivo de alcançar as metas definidas.
5. Encerramento
É a finalização de todas as atividades do projeto. Essa fase garante que o produto ou serviço entregue está correto, dentro do prazo e com a qualidade esperada — além de não possui ressalvas.
Tenha inciativa e liderança
Gerir projetos é entregar resultados por meio das pessoas. Por isso, é fundamental que o gestor seja um bom líder, tenha um perfil servidor e engaje todo o time para alcançar todas as metas propostas com sinergia e qualidade.
É preciso ter a iniciativa de mostrar para a equipe aonde se quer chegar com as tarefas propostas e explicar a necessidade de cada uma — para que todo processo funcione de forma congruente.
Liderar é um exercício diário — e deve ser colocado em prática durante todo o ciclo de vida do empreendimento.
Invista em conhecimento
Conhecer o que é gestão de projetos, entender todos os seus processos e saber qual é o melhor método para aplicar em sua realidade pode ser fundamental para obter sucesso na carreira.
Para tanto, além da vivência diária em um ambiente de gestão, pode ser necessário uma especialização na área, e isso pode ser alcançado com programas de pós-graduação ou MBA. Por meio deles, é possível desenvolver cases de sucesso e aumentar ainda mais o seu conhecimento sobre as técnicas gerenciais.
Como a gestão de projetos pode ajudar?
À primeira vista, tirar os planos do papel pode parecer bem complicado. A gestão de projetos ajuda a colocá-los em prática e alcançar o resultado desejado.
Imagine reestruturar todo um setor dentro de uma organização, lançar um novo produto no mercado, expandir uma fábrica, reformar uma casa ou construir um prédio. São cinco bons exemplos de projetos em que você terá início e fim definidos, além de um trabalho específico a ser feito para atingir o seu objetivo. Todos têm uma real necessidade a ser atendida — e uma trajetória a ser percorrida. Planejar todos os passos que serão dados para se chegar ao término revela que as tarefas podem ser mais simples do que se imaginava. Você verá que, a cada novo ciclo, as etapas serão cumpridas — até se chegar ao todo.
Um erro muito comum — e que não deve ser cometido — é a falta de planejamento para os novos passos. Isso faz com que você se perca durante o caminho e volte a achar o projeto complicado ou difícil de ser entregue.
Portanto, invista sempre em detalhar — o máximo possível — toda a direção a ser percorrida. Isso vai ajudá-lo a manter a confiança em seguir o plano, além de deixar mais claro a identificação dos riscos que podem surgir pelo caminho.
Fazer uma boa gestão de projetos é o modo mais seguro de alcançar planos e metas, alinhando menores custos e maiores ganhos e garantindo a qualidade do produto ou serviço. Logo, gestão de projetos é tirar os planos do papel e colocá-los em ação, para que eles se tornem realidade!
Se você gostou deste artigo e quer melhorar as suas habilidades como gestor, leia também o post “O que é um MBA? Entenda como essa formação pode mudar carreiras” e veja se é o momento certo de investir nos estudos!
