Para ser um bom gestor, além de uma boa base teórica, é preciso saber utilizar ferramentas de gestão de projetos da forma correta e coerente com o contexto da organização — e há muitas opções disponíveis atualmente.
Selecionar o método ideal para seu empreendimento ajudará a poupar tempo e recurso, e tornará mais claro o quanto de trabalho deve ser feito e apoiar a comunicação entre os membros da equipe.
Então, para ajudar você a escolher as melhores opções, mostraremos oito softwares interessantes — cada um pode ser útil para determinados contextos. Acompanhe!
Quais são as principais ferramentas para uma boa gestão de projetos?
1. Project Model Canvas ou PM Canvas
O PM Canvas foi criado pelo professor José Finnocchio Júnior, um brasileiro, professor atuante na Fundação Getúlio Vargas (FGV) e apaixonado por projetos.
Essa metodologia consiste em um quadro com subdivisões, e visa levantar as justificativas, os produtos, os requisitos, as restrições, as premissas, os riscos e outras propriedades do projeto.
O preenchimento do Canvas deve ser feito pelo gerente com contribuições da equipe, o que promove a interação e a união do time em torno do objetivo final.
É uma ferramenta de gestão ideal para projetos de curta duração e para ambientes que se caracterizam pela inovação ou adotam metodologias ágeis. Por ser um quadro de fácil visualização, ele evita que detalhes sejam esquecidos.
O Canvas é gratuito e pode ser obtido facilmente na internet.
2. Trello
O Trello é um organizador de tarefas bem simples de usar. Ele pode ser adaptado da maneira que você achar mais funcional. Essa ferramenta lembra muito um quadro com vários post-its, que pode ser moldado conforme a sua necessidade.
É bastante utilizado em projetos ágeis de desenvolvimento de softwares devido ao seu dinamismo.
Ele é gratuito e ainda possui um aplicativo que pode ser acessado pelo smartphone a qualquer momento.
3. XMind
O XMind é uma ferramenta para elaborar mapas mentais em forma de diagramas, partindo de um tópico central. Depois de definido o assunto principal, é possível adicionar novas caixas ou tópicos relacionados.
O formato de diagrama proporcionado facilita a visualização do problema e a memorização das informações. Na gestão de projetos, esse app pode ajudar a construir a Estrutura Analítica, que relaciona os itens a serem entregues ao cliente, assim como a relação do que precisa ser feito em cada tópico de determinada tarefa.
Por ser uma ferramenta simples, de fácil acesso e por ter uma versão gratuita bem completa, é ótima para projetos de qualquer porte. Esse software ajudará na organização e na definição dos pacotes de trabalho.
4. Dropbox
O Dropbox é um serviço de hospedagem de arquivos em nuvem que pode ser acessado de qualquer lugar e por qualquer pessoa, desde que ela tenha o link de acesso. Possui extensão em aplicativo, o que possibilita também o uso via smartphone.
Com esse aplicativo, é possível compartilhar documentos importantes de projetos com toda sua equipe, em tempo ágil e de forma prática, além de ser um backup poderoso caso alguém não faça mais parte do grupo. Ele funciona como um organizador de documentos e como armazenamento de dados importantes sobre o projeto, facilitando a gestão, caso algum colaborador precise se retirar esporadicamente.
Respeitando o limite de 2GB você poderá utilizá-lo de forma gratuita. Caso necessite de mais espaço, é possível adquirir um plano que se adapta à sua necessidade.
5. MS Project
O Microsoft Project é uma ferramenta de gestão extremamente completa para o gerenciamento de projetos de qualquer grau de complexidade. O software não é somente um organizador de datas atreladas. É possível organizar recursos como:
- mão de obra;
- equipamentos;
- materiais;
- subsídios;
- custos;
- receitas.
É uma poderosa ferramenta para a organização e controle fino de cronograma, pois permite a entrada de dados como o horário de trabalho, folgas, recessos, paralisações, entre outras. Porém, é um programa caro, que precisa de licença para a utilização.
6. BaseCamp
O BaseCamp é mais uma ferramenta de gestão colaborativa e online. O foco, aqui, é a data — logo, precisa ser constantemente alimentado pela equipe sobre o andamento das tarefas. Há também a possibilidade de compartilhar documentos em sua interface, o que facilita a troca rápida de informações.
Com foco na integração, colaboração e comunicação dos membros da equipe por meio de sua plataforma — intuitiva e de design simples —, temos uma maior produtividade e uma menor taxa de retrabalho, resultando em economia de custos.
Com extensão disponível para aplicativos móveis, é possível acessar o andamento dos projetos de qualquer lugar.
Possui versão gratuita para experimentação por 30 dias e tem custo mensal acessível.
7. RunRun.It
O RunRun.It é uma ferramenta completa. Permite gerenciar todo o escopo do produto, equipe, custos, prazos — além de realizar indicadores de performance do time.
Em sua plataforma, há um diagrama de Gantt integrado, que permite um acompanhamento simples de como anda o prazo das tarefas terminadas, em execução e futuras, identificando os responsáveis por realizá-las. O app também possibilita a colaboração de toda a equipe, pois possui comunicação integrada à sua interface. Assim, a companhia poupa tempo e dinheiro.
Com extensão disponível para aplicativos móveis, é possível acessar o andamento do projeto de qualquer lugar.
Infelizmente, não possui versão gratuita, mas os planos mensais possuem valores razoáveis.
8. Asana
Asana é uma ferramenta de gestão online. Possui planos gratuitos e pagos e funciona como um grande quadro de tarefas colaborativas, que podem ser alimentadas pelos membros do time.
Em trabalhos cuja equipe esteja alocada em diferentes locais, pode ser uma excelente ferramenta para acompanhar o desenvolvimento de todo o time, além de facilitar a visualização do andamento das tarefas pelos demais participantes.
Além disso, o software possui chat colaborativo, calendário integrado — que ajuda na visualização das tarefas —, fórum de discussão, permite criar times independentes e ainda possui uma extensão para aplicativo, que roda nas plataformas iOS e Android.
Vamos usar a tecnologia a nosso favor?
Aplicar as boas práticas — aliadas às melhores ferramentas de gestão — auxilia o gestor e a organização a alcançarem metas de forma mais fácil e coerente.
Lembre-se de que o melhor método é aquele que você saberá usar e que trará, de fato, resultados para o projeto.
Se você gostou deste post, compartilhe as dicas de ferramentas de gestão com seus amigos nas redes sociais!
